Event Organizer; Harus Pelihara Karakter dan Jaga Kepercayaan

Praktisi event organizer harus punya komitmen dan yang menjadi pegangannya adalah kontrak kerja, memahami hak dan kewajiban pemberi dan penerima kerja

Event Organizer bertugas negosiasi kontrak dengan vendor dan memastikan mereka mengerjakan tanggung jawab sesuai kesepakatan
Catatan Manajemen : Agus K Saputra

lombokjournal.com ~ Kali ini saya membedah soal Event Organizer (EO). Narasumbernya Unen Bheciq. Sahabat lama yang kembali bertemu. Tiga puluh tahun kemudian.

Dia seorang praktisi Event Organizer sejati. Sejak zaman kuliah sudah mencemplungkan diri ke “bisnis” ini. Proklamasi Rock adalah salah satu event yang membekas hingga kini.

BACA JUGA : Monitoting dan Evaluasi, Hal Penting dalam Mengelola Bisnis 

“Kok bisa miq,” tanya saya.

“Gara-gara komitmen yang belum saya tunaikan. Dengan ikhlas. Televisi saya serahkan,” jawabnya sembari tertawa.

Selain komitmen, maka yang menjadi pegangan penting sesungguhnya adalah Kontrak Kerja. Hak dan kewajiban pemberi dan penerima kerja tertuang di sini. Sedetail dan serigid mungkin. Ini menjadi pegangan para pihak jika kelak bersengketa.

“Pernah suatu ketika pemberi kerja meminta pekerjaan tambahan, saya tolak. Saya berpegang teguh pada Kontrak Kerja,” tambah miq Unen.

“Lha, side (Anda) gak takut kehilangan pekerjaan?”

“Biarin, kalo hilang. Kan saya tidak bergantung pada manusia!”

Tolok ukur keberhasilan event, menurut penyuka olah raga lari ini adalah bahagia. Bahagia itu harus dinikmati oleh pemberi kerja, pelanggan/audience dan pelaksana kerja.

“Harus ketiga unsur itu yang merasakan,” tegasnya.

Terbersit dalam pikiran jika para Event Organizer tersebut membuat Asosiasi. Agar guyub dan kompak. Tentu saja jadi kekuatan yang memiliki daya tawar.

seorang praktisi Event Organizer sejati
Unen Bheciq

Tapi ditolaknya dengan dua catatan. Pertama, asosiasi menentukan harga. Ini yang membuat anggota tidak mempunyai kebebasan dan fleksibilitas. Kedua, pengurus tidak transparan terhadap hasil kerja. Apakah menguntungkan atau malah rugi. Tidak jelas.

Jika Asosiasi menghilangkan kedua hal itu, Unen Bheciq menyambut gembira. Komunikasi manjadi cair. Sharing dan caring lebih menonjol.

“Saya sudah buktikan. Ketika membuat Event No Comment. Merangkul semua Event Otganizer (vendor) yang ada. Inilah saatnya kita berbagi. Wujud syukur dan terima kasih. Alhamdulillah sukses,” sambung Unen.

BACA JUGA : Leader dan Manajemen di Tengah Turbulkensi Bisnis

Apa itu Event Organizer (EO) itu?

Arti Event Organizer (EO) adalah pihak yang bertanggung jawab merencanakan dan mengatur keberlangsungan suatu event atau acara.

Agar hal tersebut bisa terwujud, pada umumnya pekerjaan EO adalah sebagai berikut:

  • brainstorming ide acara bersama klien
  • merencanakan anggaran
  • bekerja sama dengan berbagai vendor dan supplier
  • merancang susunan acara
  • memantau penyelenggaraan acara

Apa tugas EO?

Secara umum, tugas EO meliputi tahap perencanaan hingga evaluasi acara. Jika diuraikan satu per satu, ini antara lain detailnya:

  1. Perencanaan dan konseptualisasi acara

EO mulai bekerja sejak sebelum acara dimulai, karena mereka juga bertanggung jawab atas tahap pra-event. Pada tahap ini, EO akan bekerja sama dengan klien untuk memahami kebutuhan, tujuan, preferensi, dan anggaran budget.

Berdasarkan hasil diskusi, barulah pihak EO mengembangkannya menjadi ide konsep dan rencana yang lebih konkret. Adanya rencana dapat memudahkan EO untuk menyusun jadwal acara, anggaran, hingga kebutuhan logistik.

  1. Koordinasi dan manajemen vendor

Selanjutnya, tugas EO juga meliputi koordinasi dan manajemen vendor sesuai list kebutuhan acara; mulai dari vendor katering, dekorasi, fotografi, dan sebagainya. EO bertugas negosiasi kontrak dengan vendor dan memastikan mereka mengerjakan tanggung jawab sesuai kesepakatan.

  1. Pemasaran dan promosi acara 

Tergantung dari jenis acara, menjadi event organizer artinya juga harus siap melakukan promosi acara yang dikelola. Jadi, saat tahap perencanaan, biasanya EO sekaligus menyusun strategi pemasaran untuk menarik minat peserta event hingga koordinasi dengan tim public relations. Untuk eksekusi pemasaran sendiri akan tergantung kesepakatan antara EO dengan klien.

  1. Logistik dan operasional acara 

Pemenuhan keperluan logistik juga termasuk tanggung jawab EO, mulai dari: 

  • Sistem tiket atau undangan 
  • Pendaftaran peserta 
  • Transportasi 
  • Akomodasi 
  • Memastikan seluruh peralatan terorganisir dengan baik. 

Lalu, selama acara berlangsung, EO juga harus selalu stand by untuk mengelola staf acara, memastikan event berjalan sesuai jadwal, serta menangani situasi tidak terduga.

  1. Pengendalian anggaran dan evaluasi acara 

Tujuan event organizer lebih dari sekadar mengurus acara, tapi juga memastikan penggunaan biaya tidak melebihi budget.Itulah kenapa tugas event organizer juga mencakup pengendalian anggaran. Harus mampu mengoptimalkan alokasi dana untuk berbagai keperluan. Lalu, setelah acara selesai, EO masih harus melakukan evaluasi untuk mengetahui aspek acara mana saja yang berhasil dilakukan dan perlu peningkatan.

BACA JUGA|: Perusahaan di NTB Harus Umakan Pekerja Lokal

“Terakhir, miq. Adakah faktor lain yang membuat bisnis EO panjang umur?”

“Ada. Memelihara karakter dan menjaga kepercayaan. Itu saja!” ***

#akuAir – Perumnas Ampenan, 07-10-2024